طبيعة عمل المحاسبة في المدارس، أمر يشغل بال الكثيرين، خاصة المهتمين بعمل الحسابات الخاصة بالمدارس، سواء كان محاسبا داخليا أو سكرتيرا للمدرسة، والذي لا يتوقف عمله على مرتبات المعلمين والموظفين، بل يتسع نشاطه ليشمل وضع الميزانيات الخاصة بالأنشطة على اختلافها، والتعامل مع المصروفات المدرسية، والتي تعتبر المورد الأساسي داخل المدرسة.
علم المحاسبة قادر على تقديم معلومات مالية مفيدة، سواء في صورة تلخيصات أو قوائم وقياس قدرات المؤسسة المالية سواء كنت مدرسة او غيره، ومن خلال هذا المقال نحاول أن نضع خطوطا عريضة، نتعرف بها على طبيعة عمل المحاسبة في المدارس.
مفهوم المحاسبة:
المحاسبة المالية، أحد الوسائل الهامة، التي تستخدمها المؤسسات والمنشآت، لتحديد مركزها المالي داخل السوق، من خلال تقديم معلومات محاسبية دقيقة ومعبرة عن حالة المؤسسة الاقتصادية، يتم تبيويبها في شكل قوائم مالية وخلاصات رقمية، تكون مفيدة لكل مهتم بشأن المؤسسة، سواء كان من داخلها أو متابع من الخارج.
بحث عن المحاسبة المالية:
تتيح المحاسبة المالية مجموعة من المعلومات المالية التي تخص الشركة بشكل دقيق ومنظم ومبوب في شكل قوائم مالية تفيد جميع المتعاملين مع المؤسسة سواء المستثمرين أو الغرف التجارية أو الهيئات الحكومية أو أصحاب الشركة أنفسهم حتى يستطيعوا تكوين رؤية اقتصادية واتخاذ قرار اقتصادي مناسب.
طبيعة عمل المحاسبة في المدارس:
طبيعة عمل المحاسبة في المدارس: يعتبر المحاسب أبرز المساعدين لإدارة المدرسة، لقدرته على التعامل مع كافة المعاملات المالية داخل المدرسة، سواء إيرادات أو مصروفات، كما يوفر المعلومات المالية التي تساعد الإدارة على اتخاذ القرار المالي والإداري، ويلتزم المحاسب الداخلي للمدرسة بعدة أعمال، منذ بداية العام الدراسي في شهر سبتمبر من كل عام بالإضافة لأعمال أخرى وهي:
- عمل كشوف المرتبات لجميع العاملين بالمدرسة سواء معلمين أو فنيين أو إداريين.
- وضع الميزانيات الخاصة بكافة الأنشطة المدرسية مثل نشاط المسرح المدرسي، نشاط التربية الزراعية ونشاط الاقتصاد المنزلي .. الخ.
- يثبت العمليات المالية، خاصة ما يتم تحصيله من المصروفات المدرسية للطلاب بشكل يومي، وذلك بموجب وصولات قبض مالية.
- رصد المصروفات الخاصة بالمدرسة في سجل خاص، سواء مشتريات أو مبيعات، على حسب الفواتير الرسمية.
- عمل جرد يومي للخزينة في نهاية كل يوم عمل، و جرد شهري للسجلات المالية للوقوف على مدى دقتها.
- عمل ميزانية خاصة بالصيانة وتحديد نسب الإهلاك في الأثاث.
- متابعة المرافق الخدمية داخل المدرسة وعلى رأسها (الكانتين) والمطعم وتسجيل حساباتها بشكل دوري.
- التعامل مع البنوك في حالات الإيداع المالي أو صرف الشيكات الحكومية، ويعد مذكرة التسويات البنكية.
- عمل سجل للتبرعات، ورصدها بشكل دقيق.
طبيعة عمل المحاسبة في المدارس الحسابات المطلوبة من المحاسب في المدارس:
- مصروفات الطلاب (إيرادات)
- رواتب العاملين بالمدرسة.
- مصاريف الصيانة.
طبيعة عمل المحاسبة في المدارس استخدام البرامج في عمل المحاسبة في المدارس:
في ضوء التطور الحالي الذي يعيشه العالم، وتدخل الحاسب الآلي في شتى مناحي الحياة، وكافة الأنشطة، بالإضافة لكثرة البرامج التي تعالج كافة الموضوعات، وبالتحديد برامج المحاسبة المالية، ويستطيع المحاسب الخاص بالمدرسة أن يدير حسابات المدرسة من خلال برنامج إدارة المدرسة المسمى Edu Step Up
يذكر أن تطبيق Edu Step Up ليس إداريا فقط ولكنه قادر على معالجة الأعمال الحسابية الخاصة بالمدرسة، بدءا من مرتبات العاملين وإضافة الإيرادات والمصروفات … الخ، وذلك من خلال قائمة حسابات خاصة تشتمل على مجموعة من الإعدادات نختصرها فيما يلي:
- قائمة الحسابات المدرسية : حيث يتم اختيار شكل الحساب { أصول /إيرادات / مصروفات / التزامات }.
- قائمة الإعدادات: وهي قائمة تختص بالتحكم في الحساب رئيسي كان أو فرعي مع إمكانية إجراء التعديل على حسب الرغبة وعلى حسب طبيعة الحساب.
- إضافة خزن.
- إضافة بنك.
- إذن قبض.
- مراكز التكلفة.
- إذن صرف.
- كشف حساب.
- إعداد التقارير وطباعتها.
- ميزان المراجعة.
- الرصيد الافتتاحي.
- أرباح وخسائر.
ومن خلال قائمة حسابات الطلاب فى البرنامج يمكن للمحاسب أن يقوم بما يلي:
- عمل اعدادات خاصة بالأخوة لتنفيذ خصومات وكذلك لأبناء العاملين.
- صنع اعدادات خاصة لتحديد طريقة دفع الرسوم والمصروفات المدرسية ( قسط واحد/عدة أقساط / كشف حساب)
- امكانية اضافة رسوم اختيارية مثل ( اشتراك الرحلات / زي مدرسي/ اشتراكات)
اقرأ أيضا: تعليم المحاسبة المالية من الألف إلى الياء للمبتدئين(الخلاصة)
محاسبة المدارس
توجد العديد من برامج المحاسبة المدرسية، التي يمكن شرائها للتسهيل من عملية المحاسبة تلك، ولعل أشهر هذه البرامج برنامج محاسبة المدارس، وهو برنامج رائع في إجراء بعض الحسابات المدرسية، وإعداد مرتبات الموظفين، كما يستخدم أيضا في التسهيل من عملية الإدارة بالمدارس.
- جداول الطلاب، وما تحتويه من كافة المعلومات الخاصة بكل طالب بالمدرسة.
- معلومات ذاتية عن العاملين بالمدرسة، مثل العناوين وأرقام الهواتف الخاصة بهم.
- معلومات عن إيصالات المدرسة المالية.
- جداول الصفوف بالمدرسة، والأقساط الخاصة بها سواء شهرية أو سنوية، والمعلومات الخاصة بسدادها.
- معلومات عن مرتبات الموظفين بالمدرسة.
- معلومات عن الكتب المدرسية.
- الإيصالات الخاصة ببيع الكتب والأدوات المدرسية بالمدرسة.
- المعلومات الخاصة بإيرادات ومصروفات المدرسة خلال فترة زمنية معينة.
كما يتميز البرنامج بمجموعة من المميزات الأخرى مثل:
- سهولة الاستخدام؛ حيث يمكن تعلم استخدامه في أقل من ساعتين، ولا يحتاج لوقت طويل للتدريب عليه.
- الحصول على نسخة احتياطية من المعلومات المسجلة عليه.
- إمكانية دخول أكثر من مستخدم عليه، حسب صلاحيات واستخدامات كل مستخدم على البرنامج.
- إمكانية تشغيل البرنامج على أي إصدار من نظام التشغيل ويندوز.
- توفر نظام صيانة أوتوماتيكي بالبرنامج؛ لحل المشاكل الفنية به دون تدخل من قبل مستخدميه.
- إمكانية عمل البرنامج ضمن نظام شبكي محلي بالمدرسة؛ يحتوي على مخدم، وأجهزة فرعية أخرى.
- يدعم البرنامج تسجيل أي بيانات محاسبية عليه بأي عملة.
محاسبة المدارس الخاصة
توجد العديد من البرامج المحاسبية الخاصة بمحاسبة المدارس الخاصة، وإعداد التقارير المحاسبية الخاصة بها، ومن أشهرها برنامج edu step up، وهو برنامج محاسبي وإداري أيضا، يقوم بالعديد من المهام المحاسبية التي تسهل من عملية إدارة الحسابات بالمدرسة، ومن ضمن هذه المهام:
- إعداد مرتبات الموظفين بالمدرسة.
- إدخال البيانات الخاصة بإيرادات ومصروفات المدرسة.
- إعداد الأقساط الشهرية الخاصة بالمدرسة، وسدادها.
يحتوي برنامج edu step up على قائمة تسمى قائمة الحسابات، وهي المسؤولة عن القيام بالمهام السابقة، وتسهل من عملية الحصول على المعلومات والتقارير المحاسبية فيما بعد، وتحتوي هذه القائمة على مجموعة من القوائم مثل:
- شجرة الحسابات؛ والتي يتم من خلالها اختيار نوع الحسابات، من حيث كونها أصل أو إيراد، وتاريخ إدخال هذا الحساب على البرنامج.
- قوائم الإعدادات؛ والتي تحتوي على الإعدادات الخاصة بالحسابات الرئيسية والفرعية للمدرسة، كما يمكن التحكم في هذه الحسابات من خلالها، وإعداد ميزانية المدرسة.
- قائمة إضافة بيانات الخزائن؛ مثل اسم الخزينة والحساب الرئيسي، بالإضافة إلى اسم الحساب المكمل والرصيد الافتتاحي للمدرسة سواء دائن أو مدين.
- قوائم أذون القبض؛ والتي من خلالها يتم معرفة رقم السند، ونوع إذن الصرف، واسم الحساب المصرفي سواء كان نقدي أو بشيكات، ونوع وقيمة الحساب الرئيسي والفرعي للمدرسة.
- قائمة ميزان المراجعة؛ والتي من خلالها معرفة رصيد كل من الدائن والمدين، و الرصيد الافتتاحي للمدرسة.
مهام المحاسب في المدارس الخاصة: طبيعة عمل المحاسبة في المدارس
يقوم المحاسب بالعديد من المهام في المدارس الخاصة، مثل:
- الإشراف على كل من المستندات المالية الرئيسية، والدفاتر المحاسبية للمدرسة، وذلك من خلال تسجيل كافة العمليات المحاسبية في دفاتر الدائرة.
- القيام بتوثيق كل من قيود وسجلات ومستندات الصرف، والاحتفاظ بكل ما يثبت صحتها في دفاتر الدائرة.
- تسجيل العمليات اليومية الخاصة بمشتريات ومبيعات المدرسة، و الاحتفاظ بالفواتير الخاصة بذلك، لثبوت صحة هذه العمليات.
- تنظيم وتنسيق كافة المستندات المعدة للصرف.
- إعداد التقارير المالية الخاصة بالحسابات المالية للمدرسة، والتحليل المالي لها.
- القيام بتحصيل إيرادات المدرسة، ثم إيداعها في البنك.
- إعداد تقرير خاص بالتسويات البنكية، والمقابلات الشهرية الخاصة بمقابلات البنك لمراجعة الحسابات.
- إعداد ميزانية المراجعة الشهرية، وعرضها على إدارة المدرسة.
- القيام بعمليات التدقيق المالي، وفحص السجلات المالية بشكل دوري ومستمر للتأكد من صحتها.
- إعداد التقارير الخاصة بربح المدرسة في فترة زمنية معينة.
- إعداد التقارير الخاصة بالوضع المالي للمدرسة في فترة ما.
توجد بعض المهام المالية الأخرى التي يقوم بها المحاسب، ولكن على جهاز الحاسب الآلي، مثل:
- تسجيل كافة المعلومات المتعلقة بأذونات الصرف، والفواتير، والعمليات الحسابية في دفتر اليومية على برامج محاسبية بالجهاز.
- الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع التقارير والمعلومات الخاصة بالعمليات المالية على الجهاز، بشكل منظم ومرتب.
- استخراج كافة المعلومات اللازمة لإعداد الحساب الختامي للمدرسة.
- القيام بطباعة كافة التقارير الخاصة بجميع أنواع العمليات المالية والمحاسبية.
عمل المحاسب الخاص بالمدرسة، ليس بالعمل العادي، ولذلك تعتمد عليه إدارة المدرسة في كل خطوة أو قرار يتخذه مدير المدرسة، لذا كان لزاما على إدارة المدرسة التعرف على طبيعة عمل المحاسبة في المدارس، وعمل دورات تدريبية للإداريين ومسئولي الحسابات، للتعرف على برامج المحاسبة الخاصة بالمدارس حتى ينتشر العلم بين الجميع ولا يكون حكرا على شخص بعينه، فتتوقف الدنيا من بعده إذا حدث له طاريء أو خرج على المعاش.
